Nonostante non sia una party-planner, in redazione sono arrivate molte richieste su come allestire una festa all’aperto.
Anche se non a livello professionale, ho preparato diversi compleanni a tema, per cui ti racconterò come fare sulla base della mia esperienza.
In questo articolo, ti spiegherò come organizzare un evento informale come un compleanno od una festa estiva.
Per un evento formale come un battesimo, i passaggi sono molto simili ma l’organizzazione è decisamente più impegnativa.
La tempistica è fondamentale
Inizia ad organizzare l’evento con largo anticipo, in base al tempo che potrai dedicare ai preparativi.
Ad esempio, dovendomi districare tra impegni di lavoro, casa e famiglia, solitamente inizio a progettare il compleanno di mio figlio circa 2 mesi prima.
Questo perché lui ci tiene che sia io a creare le decorazioni e parte dei giochi.
Se acquisti tutto pronto, puoi ridurti anche all’ultimo, però te lo sconsiglio… sempre meglio predisporre il tutto almeno 15 giorni prima.
Scegli il tipo di festa
Per prima cosa stabilisci il tipo di festa che vuoi organizzare: formale o informale.
Premesso che in questa sede tratteremo di eventi informali, non prenderò in considerazione un pranzo od una cena servita.
Potresti optare per un classico buffet o, se vuoi qualcosa di più particolare, per un pic-nic.
Date le temperature piuttosto elevate, ti consiglio di prevedere che la festa si svolga nel tardo pomeriggio (dopo le 17) o di sera (in caso di adulti).
Scegli il tema
Il tema che sceglierai dovrà essere il filo conduttore di tutta la festa: non deve essere per forza un argomento (es. fiori) o un personaggio (es. Topolino), ma, ad esempio, potrebbe essere semplicemente un colore.
L’importante è che sia rinvenibile in ogni dettaglio: dagli inviti all’allestimento vero e proprio.
Scegli la location
La scelta del luogo è fondamentale per capire quale tipo di decorazioni scegliere e quali attività proporre.
Inoltre, dato che stiamo esaminando eventi all’aperto, anche se siamo in estate, ti consiglio di avere comunque un piano B: ad esempio un gazebo per ripararsi dalla pioggia in caso di un improvviso e breve temporale o una seconda location coperta a disposizione se le previsioni meteo dovessero volgere al peggio.
In ogni caso, dovrai avere una zona in ombra per il buffet: al riparo delle chiome degli alberi è molto scenografico.
Nel caso di pic-nic dovrai garantire a tutti gli invitati delle zone d’ombra dove avrai preventivamente disposto i teli.
Scegli una grafica personalizzata
Se ti è possibile, fai in modo di usare la stessa grafica per tutta la festa: inviti, etichette bottiglie, cake topper, decorazioni varie.
Ad esempio, io ho disegnato un T-rex che mangia il numero 6, l’ho scansionato ed usato per tutti gli elementi grafici del compleanno.
Non devi essere una brava disegnatrice e non servono neanche programmi professionali: puoi realizzare delle bellissime grafiche con semplici applicazioni per il cellulare come “Canva”.
In alternativa, in rete, trovi molto siti che offrono questo servizio a prezzi modici.
Fai una lista dell’occorrente per l’allestimento
Scrivi l’elenco delle decorazioni che vorresti. Di seguito ti lascio una lista dalla quale potrai eliminare quelle in eccesso o, eventualmente, aggiungerne altre.
– Invito (personalmente preferisco quello cartaceo ma, trattandosi di una festa informale, puoi anche farlo digitale ed inviarlo via WhatsApp… però sempre a tema).
– Fiori (se sei in un giardino o un parco puoi evitarli).
– Palloncini (potresti inserirne nell’allestimento qualcuno sagomato: ad esempio, io ne ho acquistati alcuni a forma di dinosauro per l’ultimo compleanno di mio figlio). Gonfiali massimo un’ora prima della festa perché col caldo potrebbero scoppiare.
– Centrotavola (deve riprendere il tema): io l’ho costruito ma in commercio puoi trovarne uno adatto.
– Striscioni (Se possibile, cercane uno a tema o, in caso contrario, neutro. Potrai sempre applicarvi delle piccole decorazioni che lo rendano in linea con la festa).
– Cornice per foto con accessori (piace moltissimo a grandi e piccini: io ne ho preparata una per la festa dei Remigini a scuola ed è stata un successo).
– Piatti, bicchieri, tovaglioli (per un compleanno o una festa estiva informale ci sono i set di carta usa e getta a tema). Per le posate puoi usare quelle in bambù, sempre usa e getta.
– Tovaglia e piatti da portata: anche questi devono essere coordinati o nel colore o nella fantasia/forma. In alternativa, puoi optare per una soluzione neutra da arricchire con decorazioni sparse. Ad esempio, non avendo trovato piatti da portata a tema dinosauri, ho arricchito dei semplici vassoi con foglie di carta stile giungla.
– Decorazioni particolari: se è un compleanno di un bambino, puoi pensare ad una corona per il festeggiato.
Se hai voglia e tempo puoi anche realizzare degli allestimenti particolari per il buffet (ad esempio ho fatto delle ciotole a forma di uova di dinosauro per patatine e pop-corn).
– Teli e cuscini in caso di pic-nic.
Fai una lista dei giochi o delle attività
Una festa ben riuscita non può limitarsi all’allestimento, ma deve offrire anche delle attività per divertirsi.
– Se gli invitati sono adulti puoi limitarti ad una scaletta musicale in linea con la festa.
– Se invece devi intrattenere dei bambini puoi organizzare dei giochi a tema: basta davvero poco per adattare moltissime attività classiche ad ogni argomento. Un esempio? Il memory: stampa delle immagini doppie dei personaggi della festa, incollale su dei cartoncini e…voilà!
– Un elemento che non può mancare è la pignatta o pentolaccia: i bambini la adorano.
In commercio ce ne sono tantissime, per ogni occasione, ma se vuoi puoi realizzarla tu.
– Un gioco che affascina sempre è la caccia al tesoro: inoltre ti aiuterà a tenere impegnati i bambini per almeno un’ora/un’ora e mezza.
Se non hai il tempo di prepararla tu, puoi fare come me che quest’anno mi sono rivolta a “Escape room in casa”.
Sul loro sito trovi tante proposte, suddivise per argomento, età dei partecipanti e location (all’aperto o in casa).
Ti mandano tutto l’occorrente pronto da stampare (o se preferisci il kit già stampato). La caccia al tesoro entusiasma molto i bambini perché, oltre ai soliti indizi, ci sono anche video divertenti che li coinvolgono nelle prove da affrontare.
Ne avevamo già parlato con il gioco di Pasqua.
– In alternativa, puoi rivolgerti ad un animatore (mago, giochi con le bolle di sapone ecc.) che si occuperà di intrattenere gli invitati.
Il buffet
Non ultimo per importanza, il buffet: se riuscirai a preparare qualcosa a tema il risultato sarà davvero fantastico.
A volta può bastare davvero poco, come dei semplici biscotti della forma giusta (ormai in commercio ci sono tagliabiscotti di ogni tipo).
Se riuscirai anche a decorati meglio, ma non indispensabile.
In aggiunta potrai limitarti ai classici panini e pizzette, ma decorati con stecchini a tema.
Se, invece, vorrai cimentarti in qualcosa di più particolare, potrai sbizzarrirti con le molte ricette in rete o affidarti ad un professionista.
Nel caso tu stia organizzando un pic-nic puoi prevedere delle box per ogni invitato o lasciare che ognuno si serva liberamente al buffet e poi si rilassi sul suo telo.
La torta
Inutile dire che è il pezzo forte di ogni festa, in particolare se si tratta di un compleanno.
Deve essere a tema, ma non necessariamente scenografica.
Il mio consiglio è che sia soprattutto buona.
Ho partecipato a feste con torte bellissime ma immangiabili e, da invitata, ti dico che non ho apprezzato (e non sono stata l’unica).
Personalmente ho sempre demandato la realizzazione della torta alla pasticceria, tranne quest’anno che mi sono trovata in difficoltà a causa dell’intolleranza al lattosio di mio figlio.
Viste le alte temperature estive, se non hai modo di tenere al fresco la torta fino all’ultimo, evita farcitura con crema e panna ma opta per una crostata.
Invece, se festeggi nel tuo giardino ed hai a disposizione il freezer, potresti optare per una torta gelato su cui poggiare all’ultimo una decorazione a tema.
Non dimenticare i regalini di fine festa
Gli invitati saranno felici di portare con sé un regalino che gli ricordi le ore trascorse insieme.
Non dovrai spendere grandi cifre, ma pensare a qualcosa che possa far loro piacere e, ovviamente a tema.
Se si tratta di un compleanno di bambini, potrai preparare, per ogni invitato, un pacchettino che, oltre al regalo, contenga anche delle caramelle.
Infine, se ti è possibile, rendi a tema anche il contenitore porta regalini.
Ed ora, non mi resta che augurati: BUONA FESTA!!!
